6 способов саботировать рабочие электронные письма и как их исправить

Когда дело доходит до общения на рабочем месте, электронная почта по-прежнему доминирует. Согласно опросу Statista, проведенному в 2022 году, средний офисный работник ежедневно получает более 30 электронных писем по сравнению с 20 сообщениями в чате, 13 текстовыми сообщениями и 12 личными телефонными звонками. В вашей компании цифры могут различаться, но нет никаких сомнений в том, что эффективные электронные письма имеют решающее значение для успеха делового общения.

Но вот в чем проблема: несмотря на то, что электронная почта играет большую роль в нашей повседневной рабочей жизни уже более четверти века, большинство профессионалов повторяют те же ошибки электронной почты, которые они совершают с самой первой работы — вредные, если не вредные. саботаж, их способность передавать важные идеи.

Давайте рассмотрим шесть таких недостатков электронной почты и простые способы их устранения.

Когда вы каждое утро открываете свой почтовый ящик, вы принимаете одно из трех немедленных решений относительно каждого письма, которое видите: открыть его сейчас, открыть позже или удалить. Единственный ключ, который поможет вам принять это решение, — это короткая и четкая тема письма.

Но даже несмотря на то, что темы письма являются важной частью электронного письма, большинство отправителей предоставляют получателю слишком мало информации, чтобы принять обоснованное решение. Или, что еще хуже, пишите темы, которые просто вводят в заблуждение.

Обратите внимание на отсутствие ясности в этих примерах тем, версии которых вы, вероятно, видели... и отправляли:

Вставьте заглавные буквы перед темой, чтобы немедленно предупредить получателя о контексте или любых необходимых действиях.

Вот несколько примеров:

Всегда рассматривайте тему письма с точки зрения получателя (а не с вашей точки зрения как автора) и задавайте себе один вопрос: достаточно ли у получателя информации, чтобы придать этому письму надлежащий приоритет?

Будьте максимально конкретны и кратки, насколько это возможно, и помните, что ваша главная цель — заставить их ответить, а не просто прочитать.

Наконец, не бойтесь изменять тему темы, если она больше не служит вашей коммуникационной цели. Если вы включите всего несколько слов из темы, ваши получатели поймут связь. Что еще более важно, они сразу же увидят новую ключевую информацию.

Представьте, что кто-то подходит к вам в коридоре офиса и говорит:

«Мне нужно, чтобы ты посмотрел на это».

Теперь представьте это так:

«Привет, Белинда, ты можешь посмотреть на это?»

Первый пример краток. Второй вежливый.

Та же динамика происходит и по электронной почте, даже если воздействие является подсознательным. Приветствие может показаться расточительным, но оно производит впечатление теплого и человечного. Письма без приветствий холодны и бесстрастны.

Начинайте с «Привет, [Имя]» или «Привет, [Имя]» даже в ответах.

Если вы обращаетесь к группе людей, напишите «Привет, команда» или «Привет всем» (но никогда не «Привет, ребята», поскольку это передает гендерную предвзятость).

Конечно, никто не будет критиковать вас за то, что вы не поздоровались в начале письма. Но люди с большей охотой ответят на ваше электронное письмо, если оно начинается с дружеского приветствия, по той же причине, по которой они положительно реагируют на любое теплое приветствие.

Люди, открывающие ваше письмо, не хотят видеть новеллу или длинные абзацы. Они вообще не хотят читать вашу электронную почту — они хотят просканировать ее и быстро извлечь ключевые моменты и шаги к действию.

Но сделать вашу электронную почту доступной для сканирования — это не просто случайное вырезание слов; речь идет об эффективном использовании пространства и пуль.

Как правило, ограничивайте абзацы тремя или менее предложениями, включая абзацы из одного предложения. Этот пошаговый формат упрощает обработку электронной почты и помогает вам четко и лаконично излагать свои идеи. (Обратите внимание, что все параграфы этой статьи следуют этому правилу).

Также полезно сократить все слова, кроме самых необходимых, особенно бесполезные прилагательные, такие как «отлично», «отлично» и «очень хорошо».

Чтобы еще больше разбить текст для удобства чтения, используйте маркеры, когда рассказываете о трех или более причинах, примерах или шагах. Маркеры облегчают быстрое сканирование, устраняя необходимость в полных предложениях, пунктуации и союзах. Просто убедитесь, что вы используете правильные маркеры: